Ochrona danych osobowych od czasu wejścia w życie RODO stała się jednym z najczęściej dyskutowanych tematów w prawie i w codziennym życiu. Wiele osób zastanawia się, czy numer dowodu osobistego należy do danych wrażliwych, a więc czy podlega szczególnej ochronie. Odpowiedź wcale nie jest taka oczywista jak się może wydawać, dlatego warto przyjrzeć się bliżej, jak prawo traktuje tego rodzaju informacje.

Dane osobowe a dane wrażliwe

RODO rozróżnia dwa podstawowe pojęcia:

▪ dane osobowe – wszelkie informacje, które pozwalają zidentyfikować osobę fizyczną (np. imię, nazwisko, adres, numer telefonu, PESEL, numer dowodu osobistego),

▪ dane szczególnych kategorii (tzw. dane wrażliwe) – informacje szczególnie chronione, takie jak dane ujawniające pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne, dane biometryczne, dane o zdrowiu czy orientacji seksualnej.

Już na tym etapie widać, że numer dowodu osobistego nie znajduje się na liście danych wrażliwych. To jednak nie oznacza, że można go traktować „lekko”.

---

Numer dowodu osobistego – gdzie się mieści w RODO?

Numer dowodu osobistego to zwykłe dane osobowe, ale o wysokiej wadze z punktu widzenia ochrony prywatności. Nie należy do kategorii danych wrażliwych w rozumieniu RODO, ale pozwala jednoznacznie zidentyfikować osobę, a dodatkowo – w połączeniu z innymi informacjami – może zostać wykorzystany do kradzieży tożsamości.

Dla administratora oznacza to, że przetwarzanie numeru dowodu:

▪ musi być oparte na jednej z podstaw prawnych wskazanych w art. 6 RODO (np. zgoda, obowiązek prawny, wykonanie umowy, uzasadniony interes),

▪ powinno być ograniczone do sytuacji, gdy jest to absolutnie niezbędne (zasada minimalizacji),

▪ wymaga szczególnego zabezpieczenia – bo ewentualny wyciek takich danych niesie poważne konsekwencje dla osoby, której dotyczą.

---

Kto może żądać podania numeru dowodu osobistego?

W codziennym życiu spotykamy się z sytuacjami, w których instytucje proszą o podanie numeru dowodu. Trzeba jednak pamiętać, że nie zawsze mają do tego prawo.

Przykłady, kiedy numer dowodu może być wymagany zgodnie z prawem:

▪ w banku podczas otwierania rachunku (obowiązek wynikający z ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu),
▪ u notariusza przy sporządzaniu aktu notarialnego,
▪ w urzędach i instytucjach publicznych przy załatwianiu spraw administracyjnych,
▪ u operatora telefonii komórkowej przy zawieraniu umowy abonamentowej.

Przykłady, kiedy żądanie numeru dowodu jest nadużyciem:

▪ przy zapisach na zwykłe szkolenie lub newsletter,
▪ w formularzu rekrutacyjnym online, zanim dojdzie do podpisania umowy,
▪ przy wejściu do budynku biurowego (ochrona powinna spisać tylko imię i nazwisko, a nie numer dowodu).

---

Numer dowodu a ryzyko kradzieży tożsamości

Choć numer dowodu osobistego nie jest formalnie uznawany za dane wrażliwe, jego ochrona ma ogromne znaczenie praktyczne. Dlaczego?

▪ Połączenie numeru dowodu z innymi danymi (np. PESEL, adres) umożliwia zaciągnięcie zobowiązań finansowych na cudze nazwisko.

▪ Wycieki baz danych z numerami dowodów to łakomy kąsek dla cyberprzestępców, którzy mogą wykorzystać je do oszustw kredytowych.

▪ Fałszywe tożsamości często budowane są w oparciu o pradziwe dane dokumentów – nawet wtedy, gdy dokument utracił ważność.

Właśnie dlatego wiele firm i instytucji stosuje dodatkowe zabezpieczenia przy przetwarzaniu tego typu danych – m.in. szyfrowanie, ograniczony dostęp tylko dla upoważnionych osób czy obowiązek anonimizacji w raportach.

---

Jak chronić numer dowodu osobistego?

Każdy z nas powinien dbać o to, aby numer dowodu osobistego nie trafił w niepowołane ręce. Nie należy podawać numeru dokumentu bez wyraźnej potrzeby – zawsze warto zapytać, czy dana instytucja rzeczywiście ma podstawę prawną do żądania takich danych. W miarę możliwości trzeba unikać przesyłania skanów dowodu zwykłym mailem, a jeśli sytuacja tego wymaga, najlepiej zrobić to w formie zaszyfrowanego pliku. Dobrym rozwiązaniem jest również maskowanie danych, czyli zakrywanie tych elementów dokumentu, które nie są niezbędne do weryfikacji. Ważne jest także, aby regularnie monitorować swój BIK i inne rejestry, co pozwala szybko wykryć ewentualne próby wyłudzeń na nasze dane. W przypadku zgubienia lub kradzieży dokumentu należy niezwłocznie zgłosić utratę dowodu i zastrzec go, aby zminimalizować ryzyko wykorzystania numeru przez osoby nieuprawnione.

---

Co trzeba zapamiętać?

Numer dowodu to dane osobowe

Nie jest danymi wrażliwymi, ale identyfikuje osobę i wymaga ostrożnego traktowania.

Podstawy prawne

Ujawnienie numeru musi mieć podstawę z art. 6 RODO i spełniać zasadę minimalizacji.

Praktyczna ochrona

Nie podawaj numeru bez potrzeby, unikaj wysyłki skanów mailem i zastrzegaj dokument po utracie.

---

Co trzeba zapamiętać?