Zatrzymanie członka zarządu — co może zrobić firma w pierwszych godzinach kryzysu?

Zatrzymanie prezesa lub innego członka zarządu jest kryzysem nie tylko dla tej osoby. W ciągu kilku godzin firma może stanąć przed pytaniami o reprezentację spółki, dostęp do rachunków i dokumentacji, realizację kontraktów, kontakt z pracownikami czy reakcję na czynności organów ścigania. Jeżeli zatrzymaniu towarzyszy przeszukanie biura i zabezpieczanie komputerów, telefonów lub dokumentów, presja jest jeszcze większa.

Najgorszą strategią jest jednak działanie w panice. Zatrzymanie członka zarządu nie oznacza jego skazania ani automatycznej utraty funkcji w spółce. Firma powinna równolegle zadbać o prawa zatrzymanego, legalność czynności prowadzonych wobec przedsiębiorstwa oraz ciągłość działalności.

Członek zarządu został zatrzymany. Co należy zrobić najpierw?

Pierwszym zadaniem jest ustalenie podstawowych faktów: kto dokonał zatrzymania, gdzie znajduje się zatrzymany, jaki organ prowadzi postępowanie oraz czy równocześnie wykonywane są czynności w siedzibie firmy.

Zatrzymany powinien jak najszybciej skorzystać z profesjonalnej pomocy prawnej. Zgodnie z art. 245 § 1 Kodeksu postępowania karnego na jego żądanie należy niezwłocznie umożliwić mu nawiązanie kontaktu z adwokatem lub radcą prawnym oraz bezpośrednią rozmowę. Jedynie w wyjątkowych przypadkach, uzasadnionych szczególnymi okolicznościami, zatrzymujący może zastrzec swoją obecność podczas rozmowy.

Zatrzymany ma również prawo m.in. znać przyczynę zatrzymania, otrzymać odpis protokołu zatrzymania oraz złożyć oświadczenie albo odmówić jego złożenia. Może też wnieść zażalenie do sądu, domagając się zbadania zasadności, legalności i prawidłowości zatrzymania.

W praktyce pierwsze godziny nie są odpowiednim momentem na spontaniczne tłumaczenie organom ścigania skomplikowanych decyzji biznesowych. LEGALITY w ramach asysty przy zatrzymaniach w sprawach gospodarczych rekomenduje powstrzymanie się od składania wyjaśnień i komentowania dokumentacji lub zabezpieczanych nośników przed poufną konsultacją z obrońcą.

Czy zatrzymanie oznacza, że członek zarządu przestaje reprezentować firmę?

Nie. To bardzo istotne z punktu widzenia dalszego działania przedsiębiorstwa. Samo zatrzymanie nie jest przesłanką wygaśnięcia mandatu członka zarządu spółki z o.o. Art. 202 § 4 KSH wskazuje, że mandat wygasa również wskutek śmierci, rezygnacji albo odwołania ze składu zarządu. Sam fakt zatrzymania nie został wskazany jako taka przesłanka.

Firma powinna natomiast natychmiast sprawdzić zasady reprezentacji ujawnione w KRS oraz postanowienia umowy spółki. Jeżeli zarząd jest wieloosobowy, sposób reprezentacji określa przede wszystkim umowa spółki. Gdy nie zawiera ona odpowiednich postanowień, zgodnie z art. 205 § 1 KSH do składania oświadczeń w imieniu spółki wymagane jest współdziałanie dwóch członków zarządu albo jednego członka zarządu łącznie z prokurentem.

Może więc dojść do sytuacji, w której zatrzymany formalnie pozostaje członkiem zarządu, ale jego faktyczna niedostępność utrudnia lub uniemożliwia dokonywanie niektórych czynności. Wtedy trzeba ustalić, czy spółka może działać przez pozostałych członków zarządu lub prokurenta i czy konieczne są dalsze działania korporacyjne.

Czy firma powinna odwołać zatrzymanego członka zarządu?

Nie należy podejmować takiej decyzji automatycznie.

Zatrzymanie jest czynnością procesową, a nie rozstrzygnięciem o odpowiedzialności karnej. Decyzja dotycząca dalszego pełnienia funkcji powinna uwzględniać okoliczności sprawy, umowę spółki, interes przedsiębiorstwa oraz ewentualne środki zastosowane wobec zatrzymanego.

Jeżeli jednak jego nieobecność powoduje faktyczny paraliż reprezentacji, trzeba szybko przeanalizować rozwiązania przewidziane w KSH i umowie spółki. Zgodnie z art. 201 § 4 KSH członek zarządu spółki z o.o. jest co do zasady powoływany i odwoływany uchwałą wspólników, chyba że umowa spółki stanowi inaczej.

Nie oznacza to jednak, że odwołanie jest zawsze właściwym rozwiązaniem. Czasem wystarczające będzie wykorzystanie istniejącego sposobu reprezentacji, a w innych okolicznościach konieczna może być zmiana składu organu lub ustanowienie odpowiedniej reprezentacji.

Co zrobić, jeśli funkcjonariusze pojawiają się również w siedzibie firmy?

Zatrzymaniu w sprawach gospodarczych może towarzyszyć przeszukanie oraz zabezpieczanie dokumentacji lub danych. Firma powinna wtedy natychmiast skontaktować się z prawnikiem i wyznaczyć osobę odpowiedzialną za kontakt z funkcjonariuszami.

Nie należy utrudniać legalnie prowadzonych czynności, ukrywać dokumentów, usuwać korespondencji ani modyfikować danych. Jednocześnie przedsiębiorstwo nie musi zachowywać się biernie.

Należy ustalić podstawę prowadzonej czynności, dokładnie obserwować jej przebieg oraz zadbać o prawidłowe protokołowanie. Szczególnej uwagi wymagają dokumenty i dane mogące zawierać informacje objęte prawnie chronionymi tajemnicami. LEGALITY zwraca wprost uwagę, aby przy zabezpieczaniu komputerów, telefonów i dokumentacji zgłaszać do protokołu okoliczności związane z występowaniem odpowiedniej tajemnicy.

To istotne także dlatego, że firmowy laptop członka zarządu może zawierać nie tylko materiały związane ze sprawą, ale również dane klientów, kontrahentów, pracowników czy korespondencję z profesjonalnymi pełnomocnikami.

Firma musi zabezpieczyć ciągłość działania

Obrona zatrzymanego to tylko jedna część zarządzania kryzysem. Drugą jest zapewnienie, aby przedsiębiorstwo nadal funkcjonowało.

W pierwszych godzinach należy ustalić, jakie czynności wymagają udziału zatrzymanego członka zarządu. Trzeba sprawdzić przede wszystkim zasady reprezentacji, pełnomocnictwa i prokury, dostęp do bankowości, terminy płatności, podpisywanie umów, realizację kluczowych kontraktów oraz decyzje, których nie można odłożyć.

Szczególnie niebezpieczna jest sytuacja, w której wiedza lub uprawnienia zostały skoncentrowane w rękach jednej osoby. Zatrzymanie prezesa może wtedy ujawnić problem, który istniał w firmie już wcześniej – brak procedur zapewniających business continuity w razie nagłej niedostępności kluczowego członka kadry zarządzającej.

Co powiedzieć pracownikom, klientom i mediom?

Firma nie powinna ani udawać, że nic się nie wydarzyło, gdy zdarzenie wpływa na jej działalność, ani przekazywać niezweryfikowanych informacji.

Wewnętrzną i zewnętrzną komunikację warto skoordynować z prawnikiem. Należy unikać spekulowania o zarzutach, dowodach i potencjalnej odpowiedzialności konkretnych osób. Trzeba również pamiętać o zasadzie domniemania niewinności.

W większej organizacji warto wyznaczyć jedną osobę odpowiedzialną za komunikację. Pracownicy powinni wiedzieć przede wszystkim, kto przejmuje bieżące decyzje i do kogo kierować pytania. Kluczowi kontrahenci mogą natomiast wymagać informacji, jeżeli nieobecność członka zarządu rzeczywiście wpływa na wykonywanie umów.

Pierwsze 24 godziny mogą zdecydować o dalszym przebiegu kryzysu

W przypadku zatrzymania członka zarządu przedsiębiorstwo musi prowadzić dwa działania jednocześnie. Pierwszym jest ochrona praw zatrzymanego i jego pozycji procesowej. Drugim – ochrona samej spółki i zapewnienie ciągłości jej funkcjonowania.

LEGALITY świadczy pomoc w zatrzymaniach dotyczących spraw gospodarczych, w tym asystę na etapie pierwszych czynności procesowych oraz obronę kadry zarządzającej. W sytuacji kryzysowej kontakt z kancelarią powinien nastąpić możliwie szybko – zanim zatrzymany zacznie składać wyjaśnienia, a firma podejmie pochopne decyzje dotyczące zarządu, dokumentacji czy komunikacji.

Jeżeli zatrzymano członka zarządu albo funkcjonariusze prowadzą czynności w siedzibie przedsiębiorstwa, nie warto czekać na formalne przedstawienie zarzutów, aby skonsultować sytuację z prawnikiem. Pierwsze decyzje mogą mieć znaczenie zarówno dla późniejszej obrony, jak i bezpieczeństwa całej firmy.