Obowiązek posiadania kasy fiskalnej online dotyczy dziś znacznie szerszego grona przedsiębiorców niż jeszcze kilka lat temu. Mimo że przepisy funkcjonują od 2019 roku, wciąż zdarzają się firmy, które nie dopełniły formalności w terminie – albo dopełniły je błędnie. Wyjaśniamy, kogo dotyczy obowiązek, jakie są kary za brak kasy fiskalnej i na co zwrócić uwagę przy wyborze urządzenia.

Czym różni się kasa fiskalna online od tradycyjnej?

Kasa fiskalna online przesyła dane o każdej transakcji w czasie rzeczywistym do Centralnego Repozytorium Kas (CRK) – systemu prowadzonego przez Krajową Administrację Skarbową. Tradycyjne kasy fiskalne (tzw. kasy z papierową lub elektroniczną kopią paragonu) takiej funkcji nie mają i od 2023 roku nie mogą być już wprowadzane do obrotu jako nowe urządzenia.

Prowadzenie ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących online to dziś standard – nie wyjątek. Dla przedsiębiorcy oznacza to jedno: jeśli kupujesz dziś kasę fiskalną, kupujesz kasę on-line. Nie ma innej opcji w ramach nowego sprzętu.

Warto też pamiętać o obowiązku wymiany starszych urządzeń. Przedsiębiorcy użytkujący kasy z elektroniczną kopią paragonu (tzw. kasy z ESEJ) byli zobowiązani do ich wymiany na kasy online w terminach określonych branżowo. Zaniedbanie tego obowiązku skutkuje tymi samymi sankcjami co brak kasy fiskalnej w ogóle.

Kogo dotyczy obowiązek posiadania kasy fiskalnej?

Obowiązek ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej dotyczy przedsiębiorców sprzedających towary lub usługi na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Wynika to bezpośrednio z ustawy o VAT – podatku od towarów i usług.

Sprzedaż przy użyciu kasy fiskalnej musi być ewidencjonowana w czasie rzeczywistym – nie można jej rejestrować zbiorczo ani z opóźnieniem. Każda transakcja kończy się wydaniem paragonu fiskalnego osobom fizycznym dokonującym zakupu towarów lub usług.

Przepisy przewidują jednak liczne zwolnienia – zarówno podmiotowe (na podstawie obrotu), jak i przedmiotowe (na podstawie rodzaju działalności). Zwolnienie podmiotowe przysługuje podatnikom, których obrót na rzecz osób fizycznych i rolników ryczałtowych nie przekroczył w poprzednim roku podatkowym 20 000 zł. W przypadku działalności rozpoczętej w trakcie roku limit jest proporcjonalny.

Zwolnienia przedmiotowego nie stosuje się jednak do określonych branż – niezależnie od wysokości obrotu. Obowiązek bezwzględny dotyczy m.in.:

• usług fryzjerskich, kosmetycznych i kosmetologicznych,
• usług w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i lekarzy dentystów,
• usług prawniczych,
• usług gastronomicznych,
• sprzedaży węgla i wyrobów węglowych,
• dostaw towarów w systemie wysyłkowym (paczkomaty, kurierzy) – jeśli płatność jest gotówkowa przy odbiorze,
• naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów.

Lista branż objętych bezwzględnym obowiązkiem jest rozbudowana i regularnie aktualizowana rozporządzeniami Ministra Finansów. Przed podjęciem decyzji o rezygnacji z kasy warto sprawdzić aktualny tekst rozporządzenia lub skonsultować się z doradcą podatkowym.

Jakie kary za brak kasy fiskalnej i naruszenie obowiązku ewidencjonowania?

Prowadzenie sprzedaży bez wymaganego urządzenia – lub ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej w sposób niezgodny z przepisami – może skutkować poważnymi konsekwencjami.

Dodatkowe zobowiązanie podatkowe. Naczelnik urzędu skarbowego może nałożyć na podatnika dodatkowe zobowiązanie w wysokości 30% kwoty podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług – za okres, w którym naruszono obowiązek ewidencjonowania sprzedaży. W praktyce oznacza to utratę prawa do odliczenia podatku VAT za ten okres.

Wykroczenie skarbowe lub przestępstwo skarbowe. Niezaewidencjonowanie sprzedaży na kasie fiskalnej stanowi wykroczenie skarbowe zagrożone karą grzywny. W przypadku uporczywego naruszania obowiązku ewidencjonowania sprzedaży może dojść do kwalifikacji czynu jako przestępstwa skarbowego.

Konsekwencje kontrolne. Urzędy skarbowe przeprowadzają kontrole w zakresie ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących – zarówno planowe, jak i doraźne. Brak paragonów wydawanych klientom jest jednym z głównych sygnałów uruchamiających kontrolę.

Ulga na zakup kasy fiskalnej – 700 zł odliczenia

Przedsiębiorcy, którzy po raz pierwszy instalują kasę fiskalną online, mogą odliczyć od podatku 90% ceny zakupu kasy fiskalnej netto – nie więcej niż 700 zł za jedno urządzenie. Ulgi na zakup kasy fiskalnej dotyczy zarówno podatników VAT (odliczenie od podatku należnego), jak i podatników zwolnionych z VAT (zwrot z urzędu skarbowego).

Warunek: kasa musi zostać zgłoszona do Centralnego Repozytorium Kas w ustawowym terminie i spełniać wymagania techniczne określone w przepisach. W obu przypadkach konieczne jest złożenie odpowiednich dokumentów – formalności są stosunkowo proste, ale wymagają dopilnowania terminów.

Przegląd kasy fiskalnej – obowiązek, o którym łatwo zapomnieć

Posiadanie kasy to nie jednorazowa formalność. Kasy fiskalne online podlegają obowiązkowemu przeglądowi technicznemu co dwa lata. Przegląd kasy fiskalnej po terminie – lub jego całkowite zaniedbanie – jest równoznaczny z użytkowaniem urządzenia niesprawnego technicznie. Kara za brak przeglądu kasy może być dotkliwa: urząd skarbowy ma prawo zakwestionować całą ewidencję sprzedaży prowadzoną w tym okresie.

Przegląd kasy fiskalnej obejmuje m.in. sprawdzenie stanu pamięci fiskalnej urządzenia oraz poprawności działania modułu łączności z CRK. Przegląd wykonuje wyłącznie autoryzowany serwis producenta – nie dowolny technik z ogłoszenia. Po obowiązkowym przeglądzie technicznym serwisant wystawia protokół, który należy przechowywać przez cały okres eksploatacji urządzenia.

Na co zwrócić uwagę przy wyborze serwisu kas fiskalnych?

Nie każda firma oferująca kasy fiskalne jest autoryzowanym serwisem producenta. Różnica jest istotna z punktu widzenia prawnego: fiskalizację i przegląd kasy fiskalnej może wykonywać wyłącznie podmiot posiadający autoryzację producenta danego urządzenia. Certyfikat serwisowy powinien być dostępny na żądanie klienta.

Przy wyborze serwisu warto zwrócić uwagę na:

• zakres autoryzacji (jakie marki i modele obejmuje),
• czas reakcji na zgłoszenia awaryjne,
• czy serwis wykonuje przeglądy w siedzibie klienta czy tylko stacjonarnie,
• czy serwis przypomina o zbliżających się terminach przeglądów.

Dla firm działających w Warszawie i okolicach kompleksową obsługę w zakresie sprzedaży, fiskalizacji i serwisowania kas online prowadzi MR Computer – autoryzowany serwis kas fiskalnych w Warszawie. Firma posiada autoryzację producentów Posnet, Elzab, Datecs, Aclas, Fawag i Farex Polska, a serwisanci dojeżdżają bezpłatnie do klienta na terenie aglomeracji warszawskiej.

Podsumowanie

Obowiązek posiadania kasy fiskalnej online obejmuje szerokie grono przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą oraz sprzedaż na rzecz rolników ryczałtowych – i nie zależy wyłącznie od wysokości obrotów. Kary za brak kasy fiskalnej są realne: od utraty prawa do odliczenia podatku od towarów i usług po odpowiedzialność karną skarbową. Przepisy przewidują ulgę 700 zł dla firm instalujących kasę po raz pierwszy. Kluczem do uniknięcia problemów jest wybór autoryzowanego serwisu, terminowe zgłoszenie urządzenia do CRK i regularne przeglądy kasy fiskalnej w wymaganych terminach.