Najczęstsze błędy przy wdrażaniu KSeF

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wiąże się z wieloma zmianami dla firm, zarówno technicznymi jak i organizacyjnymi. Choć cel jest jasny – pełna cyfryzacja obiegu faktur i zwiększenie transparentności podatkowej – wdrożenie KSeF może przysporzyć trudności, zwłaszcza jeśli zostanie przeprowadzone w pośpiechu lub bez odpowiedniego przygotowania. W artykule przyglądamy się, jakie są najczęstsze błędy przy wdrażaniu KSeF i co zrobić, aby ich uniknąć.

Błąd 1: Brak analizy wymagań technicznych

Jednym z podstawowych problemów, które pojawiają się na etapie wdrażania, jest niedostosowanie infrastruktury informatycznej firmy do obsługi KSeF. Przedsiębiorstwa często zakładają, że ich dotychczasowy system księgowy sam z siebie poradzi sobie z generowaniem, przesyłaniem i odbieraniem faktur w nowym formacie. Niestety, to błędne założenie.

Wdrożenie KSeF – problemy techniczne zaczynają się od braku integracji API Ministerstwa Finansów, ciągną się przez niezgodność formatów faktur, a kończą na problemach z autoryzacją. By temu zapobiec, należy dokładnie przeanalizować wymagania techniczne KSeF i upewnić się, że system księgowy lub EPR jest do nich dostosowany. Czasami konieczne będzie wdrożenie dodatkowych narzędzi integracyjnych lub przeprowadzenie aktualizacji systemu.

Błąd 2: Niewystarczające przeszkolenie pracowników

Drugim, często lekceważonym aspektem, jest brak przygotowania zespołu do pracy w nowym systemie. KSeF wprowadza nowe procedury, terminy, sposób zatwierdzania faktur i konieczność reagowania na ewentualne błędy zwrotne. Brak odpowiedniego szkolenia może skutkować opóźnieniami, błędami formalnymi i utratą płynności operacyjnej. Błędy przy wdrażaniu KSeF wynikające z nieprzeszkolenia pracowników mogą dotyczyć zarówno działu księgowego, jak i sprzedaży czy logistyki. Mogą zdarzyć się wszędzie tam, gdzie wystawiane lub odbierane są faktury. Dlatego też ważne jest wdrożenie cyklu szkoleń, opracowanie instrukcji wewnętrznych i zadbanie o bieżące wsparcie dla zespołów.

Błąd 3: Pominięcie testów systemowych

Kolejnym błędem jest przejście do działań bez żadnego wcześniejszego przygotowania procesu. Nawet jeśli firma korzysta z systemy deklarującego pełną zgodność z KSeF, warto sprawdzić działanie całego obiegu faktur w bezpiecznym środowisku testowym. Testy pozwalają wyłapać problemy z formatowaniem danych, integracją API, autoryzacją czy odbieraniem faktur przychodzących. Pominięcie tego etapu może prowadzić do wdrożenia KSeF z problemami, których rozwiązanie zajmie więcej czasu i pieniędzy niż zapobiegawcze testowanie. Warto stworzyć listę scenariuszy testowych, sprawdzić różne typy faktur i upewnić się, że cała organizacja rozumie nowe procesy.

Jak wdrożyć KSeF bez stresu i pomyłek?

Choć pełne przygotowanie do KSeF wymaga zaangażowania, można je przeprowadzić sprawnie, unikając poważniejszych komplikacji. Oto kilka dobrych praktyk:

• Zaplanuj wdrożenie z wyprzedzeniem, nie czekaj na ostatni moment.
• Przeanalizuj obecne procesy i zidentyfikuj punkty, które będą musiały się zmienić.
• Skontaktuj się z dostawcą oprogramowania. Zapytaj o zgodność z KSeF, dostępność wsparcia i harmonogram aktualizacji.
• Prowadź testy w środowisku udostępnionym przez Ministerstwo Finansów.
• Szkól zespół i opracuj wewnętrzne procedury obsługi e-faktur.
• Monitoruj zmiany przepisów. Wdrożenie KSeF jest procesem, który nadal ewoluuje. Komunikaty Ministerstwa Finansów mogą wprowadzić nowe wytyczne.

Odpowiedź na pytanie, jak uniknąć błędów KSeF, jest prosta. Należy się dobrze przygotować. Im wcześniej podejmiesz działania, tym mniejsze ryzyko niespodzianek i tym większa szansa na sprawne przejście do e-fakturowania. Unikaj typowych pułapek, wspieraj swój zespół i traktuj KSeF nie tylko jako problem, lecz jako okazuję do unowocześnienia procesów finansowych w firmie.