Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur to jedna z najważniejszych zmian, jakie czekają polskich przedsiębiorców w nadchodzących latach. Już w 2026 roku obowiązkowe e-fakturowanie stanie się standardem, a firmy będą musiały dostosować swoje procesy do nowych wymogów Ministerstwa Finansów. Nic więc dziwnego, że coraz więcej właścicieli firm zastanawia się, od kiedy wchodzi KSeF, jak przygotować się do zmian i co dokładnie oznacza to dla ich codziennego funkcjonowania.

KSeF na czym polega i kogo obejmą zmiany?

Krajowy System e-Faktur to centralny system służący do wystawiania, odbierania i przechowywania ustrukturyzowanych dokumentów. Wprowadzenie KSeF oznacza całkowite przeniesienie obiegu faktur do jednolitego środowiska cyfrowego. Każda wystawiona faktura otrzyma unikalny numer KSeF, trafi do centralnej bazy i będzie dostępna zarówno dla wystawcy, jak i odbiorcy.

KSeF kogo dotyczy? Odpowiedź jest prosta – każdej firmę bez wyjątku. Zmiany dotyczą wszystkich podmiotów prowadzących działalność gospodarczą. Obowiązek obejmie zarówno jednoosobowe działalności gospodarcze, jak i średnie przedsiębiorstwa oraz duże korporacje.

Najważniejsze daty dla przedsiębiorców

• 1 lutego 2026 r. – obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych dla dużych przedsiębiorstw (powyżej 200 mln obrotu) oraz konieczność odbierania faktur zakupowych przez KSeF dla pozostałych firm.
• 1 kwietnia 2026 r. – pełna obowiązkowość systemu dla wszystkich firm, bez względu na wielkość i rodzaj działalności.

To oznacza, że rok 2026 będzie momentem kluczowym – przestawienie się na nowe zasady stanie się niezbędne, aby zachować ciągłość fakturowania i uniknąć problemów w rozliczeniach.

KSeF jak zacząć korzystać z systemu?

Choć wprowadzenie centralnego systemu może wydawać się skomplikowane, proces wdrożenia wcale nie musi taki być. Pierwszym krokiem jest wybór programu do fakturowania, który automatycznie połączy firmę z KSeF i zadba o zgodność z przepisami. Kolejnym – nadanie uprawnień użytkownikom oraz przetestowanie procesu wysyłki i odbioru faktur.

Aby płynnie wejść w nowy system, warto skorzystać z narzędzia, które zrobi większość pracy za Ciebie. Fakturownia oferuje pełną integrację z KSeF, umożliwiając:

• automatyczną wysyłkę faktur ustrukturyzowanych,
• weryfikację poprawności dokumentów przed wysyłką,
• odbieranie faktur kosztowych prosto z systemu KSeF,
• śledzenie statusów dokumentów,
• stabilną komunikację przez API.

Co ważne, integracja z KSeF dostępna jest za 0 zł, niezależnie od wybranego planu. Dzięki temu możesz przygotować firmę na 2026 rok szybko, wygodnie i bez dodatkowych kosztów. Jeśli zależy Ci na sprawnym przejściu na e-fakturowanie, Fakturownia będzie najprostszym i najbezpieczniejszym rozwiązaniem.