W warunkach coraz bardziej wymagającego otoczenia regulacyjnego oraz rosnącej presji ze strony organów nadzorczych, inwestorów i kontrahentów właściwe funkcjonowanie systemu zgodności, czyli compliance, staje się kluczowym elementem zarządzania spółką. W niniejszym opracowaniu skupiono się na roli zarządu, ryzykach związanych z brakiem systemu zgodności oraz na sposobach efektywnego zabezpieczenia majątku wspólników i członków zarządu.

Pojęcie systemu compliance

System compliance to zorganizowane działania spółki zmierzające do zapewnienia zgodności jej operacji z obowiązującym prawem, regulacjami branżowymi i wewnętrznymi standardami etycznymi – w szerszym ujęciu obejmuje on m.in. identyfikację ryzyk, opracowanie procedur, mechanizmy kontroli wewnętrznej oraz monitoring i dokumentację funkcjonowania tych mechanizmów. W praktyce dotyczy wielu obszarów – od przeciwdziałania praniu pieniędzy (AML), przez ochronę danych osobowych, po przestrzeganie standardów ESG i zarządzanie konfliktem interesów.

Obowiązki zarządu spółki i konsekwencje braku compliance

Obowiązek staranności i lojalności

Zgodnie z Kodeksem spółek handlowych (KSH) członek zarządu powinien przy wykonywaniu swoich obowiązków „dołożyć staranności wynikającej z zawodowego charakteru swojej działalności”, jak też dochować lojalności wobec spółki. W orzecznictwie i literaturze przyjmuje się, że niewdrożenie systemu compliance – mimo braku konkretnego obowiązku ustawowego dla wszystkich spółek – może zostać zakwalifikowane jako rażące niedbalstwo, co może prowadzić do pociągnięcia zarządu do odpowiedzialności.

Rozszerzona odpowiedzialność rady nadzorczej

W spółkach akcyjnych i niektórych grupach kapitałowych nałożono ustawą nowelizującą KSH obowiązki obejmujące także radę nadzorczą, w tym nadzór nad skutecznością systemu compliance oraz raportowanie w tym zakresie.

Ryzyka związane z brakiem systemu zgodności

Brak lub nieskuteczność systemu compliance może skutkować wieloma negatywnymi następstwami, m.in. odpowiedzialnością cywilną (za szkodę wyrządzoną spółce), administracyjną (np. sankcje regulacyjne) oraz, w określonych przypadkach, karną. Dodatkowo rośnie ryzyko reputacyjne, operacyjne i finansowe – szczególnie w sytuacji, gdy wykryte naruszenia ujrzą światło dzienne lub zostaną przedmiotem postępowania kontrolnego.

Zabezpieczenie majątku wspólników i członków zarządu – rola compliance

System compliance pełni ważną funkcję prewencyjną w ochronie majątku, zarówno spółki, jak i jej uczestników (wspólników, akcjonariuszy, członków zarządu). Poniżej najważniejsze aspekty:

Ograniczenie ryzyka zewnętrznego i wewnętrznego

Dzięki identyfikacji i ocenie ryzyk oraz wdrożeniu procedur kontrolnych możliwe staje się ograniczenie wystąpienia negatywnych zdarzeń  np. naruszeń prawa, kar, odszkodowań, które mogłyby prowadzić do obciążeń majątku.

Dokumentacja i dowód należytej staranności

W razie postępowania sądowego lub administracyjnego posiadanie dokumentacji funkcjonowania systemu compliance może być kluczowe dla wykazania, że zarząd działał z należytą starannością, co może ograniczyć odpowiedzialność członków organów.

Procedury reagowania i zgłaszania nieprawidłowości

System compliance powinien obejmować mechanizmy zgłaszania nieprawidłowości („whistle-blowing”) – co pozwala na wcześniejsze wykrywanie sytuacji ryzykownych i podjęcie działań naprawczych, zanim powstanie szkoda.

Kultura organizacyjna i szkolenia

Kluczowe znaczenie ma również budowanie kultury zgodności, gdyż zarząd i wspólnicy powinni wspierać i promować przestrzeganie procedur oraz prowadzić regularne szkolenia. W firmach, które zaniedbują tę część, ryzyko wystąpienia incydentów zgodności jest wyższe.

Praktyczny plan wdrożenia systemu compliance w spółce

Poniżej przedstawiono rekomendowany schemat działań, które spółka – za pośrednictwem zarządu i wspólników – powinna podjąć, by skutecznie wdrożyć lub zaktualizować system zgodności:

1. Analiza ryzyka – zidentyfikowanie obszarów, w których występuje ryzyko naruszenia prawa, regulacji branżowych lub standardów etycznych.
2. Opracowanie procedur – przygotowanie polityk, regulaminów i instrukcji odpowiadających zidentyfikowanym ryzykom.
3. Kontrole wewnętrzne i monitoring – ustanowienie mechanizmów nadzoru i raportowania, w tym osoba lub komitet ds. compliance.
4. Szkolenia i komunikacja – edukacja wszystkich poziomów organizacji oraz stworzenie kanału zgłaszania nieprawidłowości.
5. Dokumentacja i audyt – rejestrowanie działań, wyników i incydentów; przeprowadzanie cyklicznych audytów skuteczności.
6. Ciągłe doskonalenie – systematyczny przegląd procedur, aktualizacja w świetle zmian prawnych oraz raportowanie zarządowi lub radzie nadzorczej.

Wskazówki dla wspólników i członków zarządu

• Wspólnicy powinni upewnić się, że spółka posiada odpowiedni system compliance – brak takiego systemu może zwiększyć ryzyko zarówno operacyjne, jak i związane z odpowiedzialnością zarządu.
• Członkowie zarządu powinni regularnie monitorować funkcjonowanie systemu, żądać raportów i dokumentów dotyczących zgodności oraz być świadomi obowiązku staranności wynikającego z KSH.
• W przypadku grup kapitałowych lub podmiotów regulowanych warto rozważyć wsparcie zewnętrzne – audyt, doradztwo prawne, szkolenia specjalistyczne.
• Wspólnicy mogą rozważyć zapis w umowie spółki lub statucie dotyczący systemu compliance, a także ustanowienie komitetu lub funkcji odpowiedzialnej za zgodność.

Wdrożenie skutecznego systemu compliance w spółce nie jest jedynie elementem formalnym: to strategiczne narzędzie służące ochronie majątku wspólników, zarządu i samej spółki. Zarząd, działając w zgodzie z obowiązkiem staranności i lojalności, powinien traktować compliance jako integralną część zarządzania przedsiębiorstwem. W sytuacji, gdy środowisko regulacyjne i wymogi nadzorcze wciąż się zaostrzają posiadanie sprawnie działającego systemu zgodności staje się nieodzowne dla długofalowego bezpieczeństwa i stabilności działania spółki. kancelaria-pacyna.pl zaprasza do kontaktu w przypadku zainteresowania wsparciem prawnym lub doradczym w zakresie wdrożenia systemu compliance w Państwa spółce.