Wybór czcionki w pismach urzędowych nie ma znaczenia prawnego, ale wpływa na ich odbiór i czytelność. Choć przepisy nie wskazują, jakiego kroju należy używać, w praktyce przyjęły się pewne standardy stosowane w urzędach i kancelariach.
Czy prawo określa konkretną czcionkę dla pism urzędowych?
Nie istnieje jeden obowiązujący akt prawny, który wprost wskazywałby, jaką czcionką należy pisać pisma urzędowe. Kodeks postępowania administracyjnego, ustawy o doręczeniach elektronicznych czy instrukcje kancelaryjne nie zawierają żadnych zapisów w tej sprawie.
W praktyce stosuje się standardy opracowane na podstawie norm technicznych (PN-ISO) oraz wytycznych ministerstw i urzędów. Przykładowo, Ministerstwo Cyfryzacji oraz wiele urzędów centralnych w Polsce zaleca stosowanie prostych, czytelnych krojów pisma, takich jak Times New Roman lub Arial, w rozmiarze od 11 do 12 punktów.
Najczęściej używane czcionki w pismach urzędowych
Poniżej znajduje się zestawienie sześciu najczęściej stosowanych czcionek w pismach urzędowych. Każda karta prezentuje krótki opis oraz tekst napisany właśnie tym krojem, dzięki czemu można od razu zobaczyć, jak dana czcionka wygląda w praktyce.
Times New Roman
Przykład tekstu urzędowego
Typ: szeryfowa
Zastosowanie: klasyczne pisma urzędowe, decyzje, odwołania
Komentarz: najczęściej stosowana, elegancka i formalna
Arial
Przykład tekstu urzędowego
Typ: bezszeryfowa
Zastosowanie: pisma elektroniczne, załączniki, tabele
Komentarz: czytelna na ekranach i w PDF-ach
Calibri
Przykład tekstu urzędowego
Typ: bezszeryfowa
Zastosowanie: dokumenty elektroniczne, ePUAP
Komentarz: popularna w komunikacji cyfrowej
Georgia
Przykład tekstu urzędowego
Typ: szeryfowa
Zastosowanie: alternatywa dla Times New Roman
Komentarz: nowoczesny wygląd przy zachowaniu formalności
Verdana
Przykład tekstu urzędowego
Typ: bezszeryfowa
Zastosowanie: formularze online, krótkie oświadczenia
Komentarz: bardzo dobra widoczność w druku i online
Cambria
Przykład tekstu urzędowego
Typ: szeryfowa
Zastosowanie: dokumenty urzędowe, opinie, raporty
Komentarz: formalna i nowoczesna, często używana w Wordzie
W praktyce urzędowej najczęściej używa się Times New Roman (12 pt – rozmiar czcionki) lub Arial (11 pt). Te dwa kroje są uznawane za neutralne, formalne i czytelne – a to trzy kluczowe kryteria jakimi należy się kierować przy sporządzaniu pism urzędowych.
Wielkość czcionki i interlinia – co jest dopuszczalne?
Zgodnie z dobrymi praktykami, przyjmuje się następujące, uniwersalne parametry formatowania:
▪ Wielkość czcionki: 11–12 pkt
▪ Interlinia (odstęp między wierszami): 1,15 lub 1,5
▪ Marginesy (czyli odstęp : 2,5 cm z każdej strony
▪ Justowanie (wyrównanie tekstu do obu marginesów): tak, tekst powinien zostać wyjustowany
▪ Akapity: wcięcie 0,5–1 cm lub odstęp 6 pkt przed/po akapicie
Takie formatowanie zapewnia czytelność dokumentu i zgodność z zasadami stosowanymi w administracji publicznej.
Znaczenie wyboru czcionki w komunikacji
Choć czcionka sama w sobie nie ma wpływu na ważność dokumentu, to sposób jego sporządzenia może wpływać na jego skuteczność komunikacyjną.
Nieczytelne, nieprofesjonalne lub chaotycznie sformatowane pismo:
▪ może zostać odebrane jako niepoważne lub amatorskie,
▪ utrudnia urzędnikowi zrozumienie treści,
▪ w przypadku pism procesowych – może wpłynąć na negatywną ocenę formalną przez sąd lub organ.
W praktyce sądowej czy administracyjnej liczy się czytelność i zachowanie urzędowego stylu, dlatego pisma sporządzone np. czcionką Comic Sans lub ozdobnymi fontami są traktowane jako niepoważne i nieprofesjonalne.
Pisma papierowe a elektroniczne – różnice w podejściu
W przypadku dokumentów elektronicznych (np. wysyłanych przez ePUAP lub e-mail) preferowane są czcionki bezszeryfowe, takie jak Arial, Calibri, Verdana. Powód jest prosty – są one bardziej czytelne na ekranach komputerów i urządzeń mobilnych.
Z kolei w przypadku pism papierowych, które trafiają do akt sprawy, kancelarii czy urzędów, tradycyjnie stosuje się czcionki szeryfowe – głównie Times New Roman.
Warto więc dopasować styl dokumentu do jego formy i adresata:
▪ papierowe pisma → Times New Roman 12 pt, interlinia 1,5,
▪ pisma elektroniczne → Arial lub Calibri 11 pt, interlinia 1,15.
Spójność dokumentu – często pomijany aspekt
Jednym z częstych błędów jest mieszanie różnych czcionek w jednym piśmie – np. nagłówków w Arialu, a treści w Timesie. Choć nie jest to formalnie zabronione, psuje to spójność i estetykę.
W piśmie urzędowym powinien być zachowany jednolity krój pisma w całym dokumencie (z wyjątkiem ewentualnych elementów graficznych, tabel czy przypisów).
Czego unikać przy sporządzaniu pism urzędowych?
Wnioski
W polskich pismach urzędowych nie ma jednej „urzędowej czcionki”, ale przyjęty standard to Times New Roman 12 pt lub Arial 11 pt.
Kluczowa jest czytelność, prostota i spójność dokumentu. Czcionka ma wspierać przekaz, nie go dominować.
Czcionka nie wpływa na ważność pisma, ale może decydować o jego profesjonalnym odbiorze i skuteczności komunikacji.
W dobie digitalizacji coraz częściej dopuszcza się czcionki bezszeryfowe w dokumentach elektronicznych, jednak w pismach papierowych klasyka nadal dominuje.
Najczęściej zadawane pytania
Czy urząd może odrzucić pismo przez nieodpowiednią czcionkę?
Nie. Przepisy prawa nie uzależniają ważności pisma od użytej czcionki. Ważna jest treść i zgodność z wymaganiami formalnymi, nie wygląd dokumentu.
Jaka czcionka jest najbardziej profesjonalna w pismach urzędowych?
Najczęściej stosowanymi i akceptowanymi krojami są Times New Roman (12 pt) oraz Arial (11 pt) – czytelne, eleganckie i neutralne.
Czy można pisać pisma urzędowe w Calibri lub Verdanie?
Tak, jeśli dokument składany jest elektronicznie (np. przez ePUAP). Czcionki bezszeryfowe są wówczas bardziej czytelne na ekranach.
Czy kolor czcionki ma znaczenie?
Tak. Urzędowe pisma powinny być sporządzone czarnym lub ciemnoszarym kolorem. Kolorowe czcionki mogą zostać uznane za niepoważne lub nieczytelne.
Czy w pismach urzędowych można używać pogrubień i kursywy?
Tak, ale z umiarem. Można nimi wyróżniać tytuły, nagłówki lub istotne fragmenty tekstu – jednak zbyt duże formatowanie obniża profesjonalny wygląd.
Czy w dokumentach elektronicznych czcionka musi być taka sama jak w papierowych?
Nie. W dokumentach elektronicznych często używa się czcionek bezszeryfowych (np. Arial, Calibri) dla lepszej czytelności na ekranach, podczas gdy w drukowanych wersjach dominuje Times New Roman.
Dodaj komentarz